01
Des informations dispersées
Les échanges vivent dans plusieurs groupes et outils. Une décision utile peut rester invisible au reste de l’association.
AvantUn fil par sujet, consultable et cherchable
Proposition d’organisation numérique
Un espace commun.
Chaque groupe garde son focus.
Discord peut devenir le point de rencontre de Tous inclus : un lieu où chaque bénévole trouve seulement l’essentiel, où les groupes travaillent sans bruit parasite et où l’association conserve une vision d’ensemble.
Le principe : rendre l’information accessible sans rendre toutes les conversations visibles à tout le monde.
TOUS INCLUS ⌄
COMMUN À TOUS
# accueil
◉ annonces
⌁ calendrier-global
MON ÉQUIPE
# digit-all
▣ projets-numériques
RESSOURCES
? trouver-une-info
# accueil Le bon point de départ
👋
Bienvenue, Samira
Que souhaitez-vous faire ?
♡Aider sur le terrainTerr’Hand
⌁Contribuer au numériqueDigit’All
◎Aider l’associationCœur Asso
✓
Information trouvéesans parcourir 40 canaux
↗
Vue globalepour les responsables
Une proposition alignée avec la structure publique de l’association
400+ contributeurs cumulés
3 pôles complémentaires
Terrain + numérique une même mission
Chiffres et structure : site public de Tous inclus, consulté en septembre 2026.
Le constat
Quand les groupes se multiplient,
l’information se fragmente.
Le problème n’est pas le manque d’activité. C’est de permettre à chacun de savoir où contribuer, ce qui a été décidé et qui solliciter — sans augmenter la charge de coordination.
02
Trop de bruit, ou pas assez
Tout montrer surcharge. Trop cacher isole. Des rôles bien conçus donnent à chacun une vue adaptée.
AprèsUne interface selon la mission
03
Une vision globale difficile
Les RH et le Bureau ont besoin d’indicateurs de fonctionnement, pas de lire toutes les conversations.
RésultatDes synthèses, pas de surveillance
Architecture proposée
Un serveur, plusieurs vues.
Les permissions protègent les espaces de travail. Les canaux transversaux et les synthèses relient les équipes.
Voir le serveur comme…
Une arrivée simple
Le bénévole voit l’accueil, les annonces, les ressources et choisit ses centres d’intérêt.
Vue : nouveau bénévole
5 espaces utiles affichés
⌄ ESSENTIEL · POUR TOUS visible
#
bienvenueGuide et premières étapes
lecture◉
annonces-associationDécisions et actualités importantes
lecture⌁
calendrier-globalTemps forts et réunions ouvertes
suivre⌄ PÔLES & GROUPES selon rôle
♥
cœur-assoFonctionnement de l’association
privé⌘
digit-allProjets et accessibilité numériques
privé⌂
terr-handActions et besoins de terrain
privé⌄ COORDINATION accès restreint
◎
rh-tableau-de-bordArrivées, disponibilités, besoins
RH▤
synthèses-des-groupesAvancement sans conversations privées
pilotage⌄ GOUVERNANCE confidentiel
◇
bureauArbitrages et documents sensibles
Bureau1
Socle communAccueil, annonces, calendrier et ressources pour tous.
2
Espaces métierChaque groupe travaille au calme avec ses membres.
3
Ponts maîtrisésLes décisions utiles remontent sous forme de synthèses.
Circulation de l’information
Verticale quand il faut décider.
Horizontale quand il faut coopérer.
Communication verticale
◇
Bureaupriorités & arbitrages
↓ annonce ciblée
◎
Référentscoordination & traduction
↕ synthèse / besoin
♥Cœur Asso
⌘Digit’All
⌂Terr’Hand
Communication horizontale
PROJET COMMUNForum inclusion#projet-forum-2027
Un canal temporaire réunit les personnes concernées, quel que soit leur pôle, puis est archivé avec sa synthèse.
✦
La règle d’or : une information importante ne doit pas dépendre de la présence de quelqu’un au bon moment. Elle est publiée, classée, puis retrouvable.
Un assistant, pas un chef
Le bot réduit la coordination.
Il ne remplace pas les échanges humains.
TIBOT
Assistant Tous inclusAutomatisations validées
Accueil guidé
Pose 3 questions simples, propose les bons rôles et indique les premières étapes.
Réunions de groupe
Crée l’événement, rappelle uniquement les personnes concernées et prépare le fil de compte rendu.
Temps forts globaux
Annonce à tous seulement ce qui concerne réellement toute l’association.
Synthèses utiles
Compile les statuts déclarés : avancées, blocages et besoins — sans exposer les conversations.
×
Pas de @everyone systématiqueInterrompt des centaines de personnes
✓
Un tag lié au rôle et au sujetInforme les bonnes personnes au bon moment
Vision globale
Pour les RH : voir les besoins,
pas surveiller les personnes.
Le tableau de bord s’appuie sur des données déclarées ou opérationnelles : intégration, rôles, disponibilité et besoins remontés. Il évite de lire les échanges privés pour comprendre la situation.
- ✓ Qui attend encore son parcours d’accueil ?
- ✓ Quels groupes recherchent des compétences ?
- ✓ Quelles réunions ou missions sont à pourvoir ?
- ✓ Où un référent signale-t-il un blocage ?
⌾Principe de confidentialité : minimiser les données, limiter les accès, fixer une durée de conservation et informer clairement les membres.
VUE RH · EXEMPLERichesse humaine
30 derniers jours⌄Nouveaux accueils12↑ 4 ce mois
Intégrations à finir3à accompagner
Besoins ouverts7dans 3 groupes
Activité déclarée par pôlemissions en cours
Besoin signalé
Terr’Hand cherche 2 personnes pour préparer le prochain événement.
Données fictives à titre d’illustration
✦IA localesur un ordinateur maîtrisé
Comptes rendus →
Documents validés →
→ Brouillon de synthèse
périmètre associatif
Une piste, pas le point focal
Introduire l’IA locale
par des usages prudents.
Dans un second temps, un modèle exécuté localement pourrait aider à retrouver une information ou préparer une synthèse à partir de contenus autorisés. L’humain reste responsable de la publication.
01
Rechercher dans la documentation validée« Où est le modèle de compte rendu ? »
02
Préparer un résumé à relireJamais publié automatiquement au nom du groupe.
⚑
Garde-fous indispensables : corpus limité, droits respectés, pas de données sensibles par défaut, traçabilité et validation humaine.
VPS & souveraineté de l’information
Expérimenter librement.
Publier avec maîtrise.
Un VPS est un serveur privé virtuel disponible en permanence. Il peut héberger les outils construits par les développeurs de l’association : bots, prototypes, tableaux de bord, documentation et services d’IA locale.
À distinguer clairement
Le VPS ne remplace pas Discord et n’héberge pas Discord. Les conversations Discord restent traitées par la plateforme Discord. Le VPS permet en revanche à l’association de garder la maîtrise de ses propres applications, codes, documents validés, sauvegardes et données de pilotage.
Local
Le développeur expérimente sur son ordinateur avec des données fictives.
Invisible du public→revue du code
Pilote privé sur le VPS
Une adresse de test permet aux référents autorisés d’essayer ensemble.
Accès limité et réversible→validation humaine
Service public
La version validée est publiée, documentée, surveillée et sauvegardée.
Ouverture maîtriséeUn atelier commun
Les développeurs ne dépendent pas d’un seul ordinateur. Une expérimentation peut être transmise, relue et reprise.
Un passage privé → public
Les versions de test restent séparées de la production. La publication intervient seulement après validation.
Des services disponibles
Le bot, les tableaux de bord ou une IA locale peuvent fonctionner en continu sans utiliser l’ordinateur d’un bénévole.
Une sortie possible
Code, formats ouverts, documentation et sauvegardes facilitent un changement d’hébergeur sans repartir de zéro.
Une souveraineté concrète
Maîtriser le cycle de vie, pas seulement le lieu du serveur.
La souveraineté de l’information signifie savoir quelles données existent, pourquoi elles sont collectées, où elles sont hébergées, qui peut les lire, combien de temps elles restent et comment les récupérer ou les supprimer.
✓
Choisir un hébergement dont la localisation et le contrat sont connus.
✓
Limiter chaque accès au strict besoin du rôle.
✓
Chiffrer les échanges et protéger les secrets techniques.
✓
Sauvegarder, tester la restauration et préparer la réversibilité.
✓
Supprimer les informations arrivées au terme de leur utilité.
CARTE DE MAÎTRISEQuelle information, à quel endroit ?
Échanges instantanésDiscordplateforme externe
Code des outilsDépôt maîtriséversionné
Documents validésVPS / stockage choisisauvegardé
Retours du comitéVPS associatifaccès limité
Secrets techniquesCoffre dédiéjamais dans Discord
La carte définitive doit être approuvée avant d’utiliser des données personnelles réelles.
⚑
Un VPS apporte du contrôle, mais aussi des responsabilités : mises à jour, sauvegardes, surveillance, gestion des comptes et réponse aux incidents doivent avoir des responsables identifiés.
Déploiement progressif
Commencer petit.
Apprendre avant d’étendre.
Le serveur doit épouser les usages réels de Tous inclus. Un pilote de six semaines permet de valider la structure avec les personnes concernées.
Cadrer
Nommer 2 référents, lister les groupes, les informations sensibles et les outils déjà utilisés.
Livrable : carte des accèsConstruire
Créer les catégories, rôles, accueil, règles et premiers événements. Tester l’accessibilité.
Livrable : serveur piloteExpérimenter
Inviter 2 ou 3 groupes volontaires. Observer ce qui aide, ce qui manque et ce qui distrait.
Livrable : retours d’usageDécider
Mesurer l’adoption, corriger la charte et décider d’une extension — ou d’un arrêt sans dépendance.
Livrable : bilan comitéLe pilote est utile si…
< 10 minpour qu’un nouveau trouve son espace
1 sourcepour chaque annonce importante
0 bruithors des rôles et sujets choisis
1 bilanfactuel à la fin des 6 semaines
Proposition au comité
Valider un pilote,
pas un grand basculement.
Mettre en place un serveur Discord de test pour quelques groupes volontaires, avec une gouvernance claire, une charte d’usage et des critères de réussite définis avant le lancement.
✓ 6 semaines✓ 2–3 groupes✓ bilan avant extension
DÉCISION DEMANDÉE
Autoriser la phase de cadrage
Sans migration générale, sans IA au démarrage et sans automatisation opaque.
Examiner les bases de la proposition ↓Espace d’échange dédié
Une question ?
Une impression à partager ?
Ce formulaire permet aux lecteurs de faire remonter un doute, une suggestion ou un avis sans encombrer les espaces de travail du projet.
1
Le visiteur s’exprimeUne seule idée claire par retour.
2
Le retour est centraliséDans un espace privé sur le serveur.
3
Le comité répond ou arbitreSans transformer Discord en boîte à suggestions permanente.
Transparence
Points d’attention et sources
À arbitrer pendant le cadrage
- Discord complète-t-il les outils actuels ou en remplace-t-il certains ?
- Quelles informations ne doivent jamais y être stockées ?
- Qui administre les rôles, les départs et les incidents ?
- Quelle alternative proposer aux personnes qui utilisent difficilement Discord ?
- Quelle politique de conservation et d’export des documents ?
Document de proposition — septembre 2026. Les exemples d’indicateurs et de messages sont fictifs. La configuration finale devra être validée avec les responsables et les utilisateurs concernés.